Erstmalig fand der Kongress neueVerwaltung der dbb akademie in Bonn im World Conference Center Bonn (WCCB) statt. Unter dem Motto „Zukunft Digitale Arbeit“ – präsentierte SOMACOS die erfolgreichen Bausteine für die digitale Gremienarbeit.

Die Stadt Köln stellte in einem sehr gut besuchten Praxisvortrag die digitale Gremienarbeit in der Stadt Köln vor. Fast 2.000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen arbeiten in strukturierten Workflows mit einer dezentralen Vorlagenerstellung und dezentraler Ausschussbearbeitung. Zentral erfolgt im System die Stammdatenverwaltung, Administration und Sitzungsgeldabrechnung. Die Verwaltungsabläufe wurden sehr effizient gestaltet und es können Abstimmungsprozesse und Freigaben sehr gut, unter Einhaltung zugewiesener Rollen und Rechte, nachgehalten werden.

Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur digitalen Gremienarbeit war die Anschaffung von Mandatos und der Mandatos iPad App. Durch ein zentrales Mobile Device Management (MDM) wird die Nutzung der iPads administriert. Wer das iPad nicht nutzen möchte, kann mit einem Endgerät seiner Wahl alternativ über entsprechende Zugriffsmöglichkeiten über das Ratsinformationssystem auf die Unterlagen zugreifen. Neben einer deutlichen Reduzierung von Druck- und Versandkosten konnte die Transparenz der Ratsarbeit (90 Mitglieder) deutlich verbessert werden. Bürger können über eine automatisierte Schnittstelle im SessionNet Bürgerinformationssystem zum SAP-System den Verlauf von Bauprojekten sehr gut nachvollziehen.

Die Stadt Köln ist Mitglied der 7 Mitglieder umfassenden OParl Leitungsgruppe, die auch die künftige Weiterentwicklung steuern wird.

Wir bedanken uns bei der Stadt Köln, insbesondere bei Frau Petra Müller, für den Praxisvortrag.

Fordern Sie hier den ausführlichen Bericht an.