Referenzen

Digitale Gremienarbeit

Referenzen Gremienarbeit

Ob Gemeinderat, Stadtrat, Aufsichtsrat oder Vorstand

Seit 2001 ist SessionNet die ultimative Lösung für browserbasierte  Gremieninformationssysteme.

Egal ob Sie Kommunalpolitik im öffentlichen SessionNet Bürgerinformationssystem verfolgen wollen, als Fraktionsvorsitzender neue Anträge stellen  oder als Geschäftsführer im vertraulichen Führungskräfteinformationssystem die neuesten Controlling-Berichte erhalten – stets sind die frei konfigurierbaren SessionNet-Systeme die  perfekten Informationsquellen.

Seit 2007 sorgen die Mandatos-Systeme für eine neue Dimension in der digitalen Gremienarbeit.  Erfahren Sie hier, wie Sie mit der passenden App für Ihren Arbeitsplatz digital kommunizieren, papierärmer arbeiten und Beschlüsse wirkungsvoller kontrollieren.

Getreu dem Grundsatz „Keine digitale Gremienarbeit ohne digitale Verwaltungsarbeit“ wurde bereits im Jahr 2004 der Grundstein mit der Einführung der Sitzungsmanagement-Software Session in der Kreisstadt Senftenberg gelegt. Neben einer dezentralen Vorlagenerstellung in den Fachbereichen und einem zentralen Sitzungsdienst kommen eine umfassende Beschlusskontrolle und eine automatisierte Abrechnung der Aufwandsentschädigungen / Sitzungsgelder zum Einsatz. Vielfältige Informationen zu Personen, politischen Gremien und zu Themen aus der praktischen Arbeit in der Senftenberger Stadtpolitik findet man im Bürgerinformationssystem. Das Ratsinformationssystem SessionNet dient der internen Information der Mitglieder der städtischen Gremien.

Im Rahmen einer Pilot- und Testphase wurde 2013 die Software Mandatos durch eine Arbeitsgruppe auf unterschiedlichen Endgeräten intensiv getestet, es wurden Sitzungsräume mit geschützten Funkzellen ausgestattet und organisatorische Vorbereitungen (Änderung Geschäftsordnung, Grundsatzbeschlüsse) getroffen. Mit Beginn der Wahlperiode 2014 – 2019 erfolgte die digitale Gremienarbeit, die derzeit von circa 80 Prozent der Gremienmitglieder und sachkundigen Einwohner praktiziert wird. Die Arbeit mit Mandatos führte zu einer deutlichen Senkung des Arbeits- und Zeitaufwandes der ehrenamtlichen Kommunalpolitiker.

Ansprechpartner

Frau Dankhoff

Bericht

Ein kleines Jubiläum konnte Anfang des Jahres bei der Stadtverwaltung Ingolstadt gefeiert werden: die eintausendste Sitzung, die komplett digital organisiert und abgewickelt worden ist.

Seit der Einführung des modernen Sitzungsmanagements im Jahr 2003 wurden bereits über 6.000 Sitzungsvorlagen nebst Dokumenten in das System eingestellt. Zwar wurden schon seit 1996 mit einem hausinternen Programm Tagesordnungen, Sitzungsvorlagen und Protokolle digital verwaltet – „irgendwann genügte dies jedoch nicht mehr unseren Anforderungen an Komplexität und Benutzerfreundlichkeit“, so Hans Meier, der Leiter des Hauptamtes. Der Stadtrat hatte daher 2002 die Einführung des Programms Session der Firma SOMACOS beschlossen, das sich seit 2003 im täglichen Einsatz bewährt hat.

Durch die Nutzung des Ratsinformationssystems greifen die Stadtratsmitglieder elektronisch auf Sitzungsunterlagen zu. Mittlerweile verzichten 70 Prozent der Ingolstädter Räte komplett auf die Zusendung von schriftlichen Unterlagen und rufen online von zu Hause, unterwegs oder direkt in den Sitzungssälen die Daten ab – seit 2012 übrigens nicht mehr nur per Laptop, sondern auch über iPads.
Quelle Kommune21, Heft 4/2014, Seite 39

Ansprechpartner

Herr Kammerl

Telefon

Bericht

Seit 2004 ist Session im Sitzungs- und Gremienmanagement in der Einheitsgemeinde Barleben im Landkreis Börde in Sachsen-Anhalt im Einsatz. Inzwischen wird digitale Gremienarbeit in der Gemeinde Barleben, die auch Gründungsmitglied der KITU e.G. ist, mit dem Einsatz von modernen Endgeräten durchgeführt.

Die Verwaltung und zahlreiche Gemeinderatsmitglieder testeten zunächst die Software Mandatos auf Notebooks in Verbindung mit portablen Druckern. Im Ergebnis der Tests ergaben sich Verbesserungspotentiale im Bereich der Hardwareergonomie und der Kosten. Nach Verfügbarkeit der Mandatos iPad-App wurde der Test um Tablet-PC beziehungsweise iPads erweitert. Durch die intuitive Bedienbarkeit des iPad, den schnellen Zugriff auf relevante Sitzungsunterlagen und die Datensicherheit in Verbindung mit dem geringen Gewicht sowie der langen Stand-by- und Akkuleistung, bilden das iPad und die Mandatos iPad-App  ein attraktives Paar für die kommunalpolitische Tätigkeit.

Seit Januar 2015  wurden alle Mandatsträger, sachkundigen Einwohner und Sitzungsbeteiligten aus der Verwaltung (Amts- und Bereichsleiter) vollständig mit iPad und der Mandatos iPad App ausgestattet und arbeiten papierlos.

Die Verwaltung der mobilen Mandatsarbeitsplätze erfolgt über die MDM-Lösung Airwatch.

Ansprechpartner

Herr Pessel

Bericht