Referenzen

Moderner Sitzungsdienst

Referenzen Sitzungsmanagement

Ob Kommunalverwaltung, Stadtwerk, Verband oder Anstalt

Seit 2001 ist Session Sitzungsdienst die ultimative Lösung für Sitzungsmanagement. Basierend auf Gemeindeordnungen, Satzungen oder Verwaltungsvorschriften realisieren wir alle Prozesse im Sitzungsmanagement und berechnen  Aufwandsentschädigungen sowie Sitzungsgelder.

Session ist die effiziente Softwarelösung für Sitzungsmanagement  mit  medienbruchfreien Arbeitsabläufen, redundanzfreier und mandantenfähiger Datenhaltung.

In der Stadt Köln arbeiten fast 2.000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in strukturierten Workflows mit einer dezentralen Vorlagenerstellung und dezentraler Ausschussbearbeitung. Zentral erfolgt im System die Stammdatenverwaltung, Administration und Sitzungsgeldabrechnung. Die Verwaltungsabläufe wurden sehr effizient gestaltet und es können Abstimmungsprozesse und Freigaben sehr gut, unter Einhaltung zugewiesener Rollen und Rechte, nachgehalten werden.

Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur digitalen Gremienarbeit war die Anschaffung von Mandatos und der Mandatos iPad-App. Durch ein zentrales Mobile Device Management (MDM) wird die Nutzung der iPads administriert. Wer das iPad nicht nutzen möchte, kann mit einem Endgerät seiner Wahl alternativ über das Ratsinformationssystem auf die Unterlagen zugreifen. Neben einer deutlichen Reduzierung von Druck- und Versandkosten konnte die Transparenz der Ratsarbeit (90 Mitglieder) deutlich verbessert werden. Bürger können über eine automatisierte Schnittstelle im SessionNet-Bürgerinformationssystem zum SAP-System den Verlauf von Bauprojekten sehr gut nachvollziehen.

Die Stadt Köln ist Mitglied der sieben Mitglieder umfassenden OParl Leitungsgruppe, die auch die künftige Weiterentwicklung steuern wird.

Ansprechpartner

Frau Müller

Bericht

Die Stadt Mannheim begann 2008 mit einem Modernisierungsprozess, der die Stadt zu einer der modernsten Verwaltungen Deutschlands machen soll. Der Prozess wurde in zwei Phasen unterteilt und soll bis 2018 abgeschlossen sein.

Der Sitzungsdienst der Stadtverwaltung umfasst die Betreuung von 48 Stadträten sowie 17 Bezirksbeiratsgremien, entsprechend der 17 Stadtbezirke, mit insgesamt 204 Bezirksbeiräten. Seit 2001 werden die Vorlagen bereits elektronisch erfasst. 2003 erfolgte die systemseitige Umstellung auf Session und SessionNet. Seit 2012 ermöglicht SessionNet die stadtweite Nutzung. Im Herbst 2014 wurde nach einer zweimonatigen Testphase Mandatos eingeführt. Alle notwendigen Funktionen für eine digitale Gremienarbeit stehen heute schon zur Verfügung.

Ansprechpartner

Fachbereich Rat, Beteiligung und Wahlen

Bericht

In der Gemeinde St. Georgen bei Salzburg werden Sitzungen schon seit drei Jahren effizient mit Unterstützung der Sitzungsmanagement-Software Session vorbereitet und durchgeführt. Nun erfolgte der nächste große Schritt auf dem Weg zum digitalen Sitzungsmanagement. Mit der Einführung von SessionNet wurden alle Gemeindemandatare mit Tablets ausgestattet und durch die Kufgem geschult.

Mit SessionNet wird den Mandataren ein mobiler und zugleich gesicherter Zugriff auf freigegebene Unterlagen ermöglicht. Außerdem spart die Gemeinde Druck- und Versandkosten und verbessert den Informationsfluss.

Ansprechpartner

Herr Weidner von der Kufgem

Bericht