Institutionen

Sitzungen & Gremienarbeit

SOMACOS für Institutionen

Sitzungen und Gremienarbeit gezielter managen

Erleichtern Sie sich die Organisation und Durchführung von Sitzungen mithilfe eines modernen Sitzungsmanagements und profitieren Sie von den Zeit- und Kostenvorteilen der digitalen Gremienarbeit.

Mit Session, SessionNet und Mandatos vereinfachen Sie die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen unterschiedlichster Gremien sowie die Beschlussfassung und Beschlussrealisierung. Vom Sitzungsdienst bis zu den einzelnen Mandatsträgern profitieren alle Beteiligten von optimierten Prozessen und einer deutlich spürbaren Zeitersparnis.

Was unsere Kunden aus unterschiedlichen Institutionen täglich wieder von Session, SessionNet und Mandatos überzeugt, verraten sie Ihnen hier.

Die Einführung von Session erfolgte bei der SV SparkassenVersicherung in Form eines strukturierten Projektes. Im Vorfeld wurden Vorstandsmitglieder, Assistenten, Sekretariate und Hauptabteilungsleiter zur aktuellen Situation und möglichen Entwicklungsfeldern im Management von Sitzungen befragt. Wichtig waren allen Beteiligten die digitale Arbeitsweise, die Vereinfachung des Abstimmungsprozesses und die Steigerung der Transparenz im Beschlusscontrolling. Die Entscheidung für ein System fiel unter Beteiligung von Führungskräften, Anwendern, den Bereichen Controlling, IT und Betriebsorganisation sowie dem Betriebsrat. Neben einer fachlichen Beurteilung erfolgte auch eine Softwareergonomie-Prüfung. Im Rahmen eines detaillierten Projektplans wurden klare Ziele, wie die Ersparnis von Druck- und Materialkosten, sowie prozessuale Verbesserungen, definiert. Zudem bedeutete die Entscheidung für Session eine zeitgemäße Investition in Governance.

Ansprechpartner

Frau Faber

Frau Weise

Telefon

+49 711/898-47302

+49 711/898-47307

Bericht

Der Landessportbund Nordrhein-Westfalen (LSB NRW) mit Sitz in Duisburg ist die Dachorganisation des organisierten und gemeinwohlorientierten Sports in Nordrhein-Westfalen. Durch den Einsatz der Softwarelösung Session hat der Verband die Arbeitsabläufe im Bereich der Gremienarbeit für das Präsidium, den hauptberuflichen Vorstand und die ehrenamtlichen Ausschüsse deutlich verbessern können. Neben einer klaren Verringerung des Arbeitsaufwandes konnte auch eine höhere Servicequalität erreicht werden. Des Weiteren konnten die Kosten deutlich gesenkt werden, da das Aufbereiten und der Versand der Sitzungsunterlagen komplett entfällt. Zusätzlich wurde ein weiterer positiver Effekt durch den Einsatz des webbasierten Gremieninformationssystems SessionNet erzielt. Zusammenfassend bestätigt der Landessportbund NRW: „Session wird unseren Anforderungen absolut gerecht und hat die Arbeit im Bereich Sitzungsmanagement enorm erleichtert.“

Ansprechpartner

Herr Hopp

Telefon

+49 203/7381-823

Bericht

Seit August 2008 werden an der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster (WWU Münster) die Sitzungen für das Rektorat, den Hochschulrat, den Senat und verschiedene Kommissionen mit Unterstützung der Software Session organisiert. Alle Sitzungsunterlagen und Ergebnisvermerke werden zentral und dezentral in Session angelegt und stehen dort für alle beteiligten Personen in Form einer Campuslizenz zur Verfügung. Die Kommunikation über getroffene Entscheidungen erfolgt ebenfalls aus dem System heraus und reduziert Nachfragen. Der Live-Zugriff auf Tagesordnungen und Vorlagen während der Sitzungen rundet die gelungene Einführung von Session ab.

Ansprechpartner

Frau Bernemann

Telefon

 +49 251/83-22225

Bericht