Seit dem Jahr 2015 arbeitet die Kreisstadt Unna im Stadtrat und seinen Ausschüssen sowie dem Integrationsrat überwiegend papierlos. Die Software Session inklusive der Mandatos-Apps sorgt hier für einen effizienten Sitzungsdienst und eine transparente Gremienarbeit.

Die Software Session wird im Application-Service-Provider-Modell (Produktname: Sessionasp) auf den Servern des BSI-zertifizierten kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensburg/ Lippe (krz) installiert und lässt sich über eine verschlüsselte Internetverbindung von den Ratsmitgliedern nutzen. Durch den Einsatz von Sessionasp konnte Unna sich hohe Anfangsinvestitionen in Lizenzen und Software sparen. Stattdessen sorgt eine fixe monatliche Zahlung für Planbarkeit aufseiten der Kreisstadt.

Das krz steht auch als Berater und Bezugsquelle für mobile Endgeräte inklusive einer Garantieverlängerung zur Seite. Diese Endgeräte werden mittels der im krz betriebenen Mobile-Device-Management-Lösung abgesichert. Unter dem Motto „Gremien- und Fraktionsarbeit in der Cloud“ verbindet der Lemgoer IT-Dienstleister den Sitzungsdienst Session mit der Cloudspeicherlösung krz DataBox. Das Resultat: Sitzungsunterlagen in der Cloud speichern, überall gemeinsam bearbeiten, kommentieren und gezielt mit anderen Gremienmitgliedern teilen. Somit können Gremienentscheidungen mit garantierter Datensicherheit „made in OWL“ vorbereitet werden.

Quelle: Kommune21, Ausgabe 5/2016, auf Seite 26 die Details oder auf der Homepage vom krz Lemgo.

Seit dem Jahr 2013 arbeitet die Gemeinde Lemwerder mit dem Sitzungsdienst Session und dem Ratsinformationssystem SessionNet. Die einfache und intuitive Handhabung, die Unterstützung der Systemlandschaft und die Möglichkeit der digitalen, papierlosen Gremienarbeit machten die Entscheidung einfach. Wie viele weitere Kunden der KDO entschied sich die Gemeinde Lemwerder, ihre komplette IT in das Rechenzentrum zu verlagern.

Seit Mai 2015 nutzen die Verwaltungsmitarbeiter den KDO-Cloud-Arbeitsplatz. In diesem Zusammenhang wurde der bisherige Betrieb von Session von den hauseigenen Servern reibungslos in das KDO-Rechenzentrum verlagert. Der KDO-Rechenzentrumsbetrieb gewährleistet eine hohe Verfügbarkeit und örtliche Unabhängigkeit sowie eine sichere Grundlage für die digitale Gremienarbeit.

Ergänzt um die KDO-Lösung „Mobile Device Management mit KDO-MDM“ werden ein datenschutzkonformer Betrieb von mobilen Endgeräten und die Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien erleichtert. Den automatischen Datenaustausch von Gremienmitgliedern mit verschiedenen Endgeräten und Betriebssystemen unterstützt die KDO-KomBox.

Die Kreisstadt Neunkirchen, die zweitgrößte Stadt im schönen Saarland, stellte in einem sehr gut besuchten Praxisvortrag die digitale Gremienarbeit in der Kreisstadt Neunkirchen vor. Seit 2003 befindet sich Session im Echteinsatz in der Kommunalverwaltung. 24 Gremien werden aktuell mit Session verwaltet. Im September 2013 begann das Projekt „Mandatos iPad-App“. Hierfür wurden eine Marktanalyse aktueller MDM-Systeme vorgenommen und Gespräche mit dem unabhängigen Datenschutzzentrum Saarland geführt. Seit 2015 erfolgt der Versand der Unterlagen nun rein elektronisch. 94 Prozent der Mandatsträger arbeiten inzwischen digital. Eine weitere Besonderheit ist der zentrale Betrieb von Session im Rechenzentrum der Kreisstadt Neunkirchen für sechs weitere Kommunen im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit. Diese interkommunale Zusammenarbeit wurde im Saarland durch das Ministerium für Inneres und Sport gefördert.