Optimierung der Geschäftsprozesse im Sitzungsdienst in Kaiserslautern
Der diesjährige Anwendertag in Rheinland-Pfalz fand mitten im Herzen der Pfalz, in Kaiserslautern, statt. Hinsichtlich der bevorstehenden Kommunalwahlen in 2014 gab die Kreisverwaltung Kaiserslautern Ihre Erfahrungen mit der Sitzungssoftware Session und Ihre Empfehlungen für eine gelungene Einführung an interessierte Verwaltungen aus Rheinland- Pfalz und dem Saarland weiter.
Im Fokus standen dabei die Vereinfachung und Strukturierung bei der Sitzungsvor- und Nachbereitung sowie die Digitalisierung des Mitzeichnungsverfahrens von Vorgängen. Über den auf die Abläufe der Kreisverwaltung abgestimmten Session-Workflow gibt der Landrat selbst elektronisch die Vorlagen frei und genehmigt Protokolle nach der Sitzung.
Mit der gelungenen Datenübernahme aus der Alt-Datenbank und dem Einsatz von Session stehen der Kreisverwaltung die einheitliche und zeitgemäße Abwicklung des Sitzungsdienstes, Recherchemöglichkeiten/ Archivierung, die Optimierung des Geschäftsprozesses und das digitale Mitzeichnungsverfahren zur Verfügung. Auch die Abrechnung und Auszahlung der Sitzungsgelder und Aufwandsentschädigungen erfolgt weitestgehend automatisiert über das Sitzungsgeldmodul und entlastet somit die Mitarbeiter.
Der nächste Schritt in Richtung einer digitalen Gremienarbeit ist die Einführung des SessionNet Kreistagsinformationssystems. Ziel ist es, pünktlich zur neuen Wahlperiode, das Informationssystem für Gremienmitglieder und Bürger auf der Homepage der Kreisverwaltung produktiv zu schalten. Damit hätten Politik und Bürger die Möglichkeit, elektronisch auf Sitzungsdokumente zuzugreifen und volltextbasierend zu recherchieren. Sicherheitseinstellungen, basierend auf einem praxisgerechten Rollen- und Rechtemodell, werden in SessionNet ebenso eingehalten wie in Session.
Wir bedanken uns bei der Kreisverwaltung Kaiserslautern für ihre hervorragende Unterstützung.
Lesen Sie hier den ausführlichen Referenzbericht: http://bit.ly/14I1mjN
Ansprechpartner KV Kaiserslautern:
Fachbereich 1.1 -Organisation und zentrale Aufgaben-
Herr Achim Schmidt
E-Mail: achim.schmidt@kaiserslautern-kreis.de
Tel. 06 31 / 71 05 317
Fachbereich 1.2 -EDV-
Herr Michael Dünkelberg
E-Mail: michael.duenkelberg@kaiserslautern-kreis.de
Tel. 06 31 / 71 05 407