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Digitale Gremienarbeit mit Session an der Universität Mannheim

Die Quadratestadt und Universitätsstadt Mannheim ist mit etwa 300.000 Einwohnern die drittgrößte Stadt des Landes Baden-Württemberg. In ihrem stadtprägenden Barockschloss, einem der größten Schlossanlagen der Welt, fand gemeinsam mit der Universität Mannheim der diesjährige Anwendertag für Universitäten und Hochschulen statt.

Mit rund 12.000 Studierenden und 5 Fakultäten führte die Universität Mannheim im Sommer 2011 in der vorlesungsfreien Zeit die Sitzungssoftware Session der Firma Somacos ein. Seitdem wurden nach und nach die Sitzungen der zentralen Gremien Senat, Senatskommission, Universitätsrat und Rektorats-Jour, über Session abgewickelt. In dem Workshop konnten die Teilnehmer praxisnah erfahren, wie sie mit Session Ihre Sitzungsabläufe optimieren können. So mussten in Mannheim vor der Softwareimplementierung bis zu 1.000 Seiten Sitzungsunterlagen pro Senatssitzung und Gremienmitglied gedruckt, manuell zusammensortiert und anschließend in Papierform verschickt werden. Mit der Einführung des Session Druckauftrags, mit dessen Hilfe eine pdf-Sitzungsmappe mit digitalen Lesezeichen vollautomatisiert erstellt wird, konnte das manuelle und zeitaufwendige Zusammensortieren von Sitzungsunterlagen komplett entfallen. Ebenso wurde die Hausdruckerei der Universität enorm entlastet, da die Sitzungsunterlagen zusätzlich in dem geschützten Online-Gremieninformationssystem SessionNet bereitgestellt werden.

Neben der Automatisierung und Digitalisierung des Sitzungsdienstes konnten in Mannheim auch alle weiteren, mit der Einführung von Session verfolgten, Ziele umgesetzt werden. So bietet das System eine zentrale Speicherung und Archivierung der Vorlagen- und Sitzungsdokumente sowie eine Volltextrecherche. Das Design und Layout der Dokumente konnte vereinheitlicht werden und die Bereitstellung der Beschlussprotokolle erfolgt zeitnah nach der Sitzung.

Weitere geplante Schritte bei der Universität Mannheim sind die Ausweitung von Session auf die dezentralen Fakultätsgremien, die Übernahme von Altdaten in das Verfahren sowie die Einführung der Mandatos App für vollständige digitale Gremienarbeit.

Wir bedanken uns bei der Universität Mannheim für ihre hervorragende Unterstützung.
Lesen Sie hier den ausführlichen Referenzbericht.

Ansprechpartner der Universität Mannheim:
Lutz Spitzner
Rektoratsbüro / Gremienmanagement
Telefon: +49 (0) 621 / 181-12 90, Mail: spitzner@uni-mannheim.de


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